Retificação documental: o que é, como e quando recorrer à ela?

Se você está iniciando o processo de reconhecimento da sua dupla cidadania ou até mesmo realizando pesquisas sobre sua genealogia para iniciar este processo, então você já se deparou com o conceito de retificação documental – ou ainda vai se deparar com ele.

É comum recorrer à retificação documental quando nos deparamos com algum erro ou desencontro de informações em algum documento necessário durante o reconhecimento da dupla cidadania.

Apesar de parecer que tudo está perdido quando isso acontece, o processo não é tão complicado quanto parece, principalmente se você tiver a ajuda de um advogado ou assessor.

O que é a retificação documental?

A retificação de documentos é o processo realizado para corrigir certidões de registros civis, como certidão de casamento, nascimento e óbito, que apresentam dados incorretos.

A maior parte dos erros encontrados nestes documentos deriva de transcrições incorretas no momento do registro, seja por erro dos escrivães ou dos declarantes. No caso do processo de reconhecimento da dupla cidadania, os erros podem acontecer pelo desencontro de idiomas.

Por exemplo, ao desembarcar no Brasil, há séculos atrás, um estrangeiro pode ter tido o seu nome “abrasileirado”, distanciando-o do seu nome original.

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Como funciona a retificação de documentos?

Geralmente as retificações em certidões de ascendentes, ou seja, de antepassados, ocorrem para validar os tais documentos necessários para o reconhecimento da dupla cidadania. 

• no caso da cidadania italiana, a retificação documental é direcionada para comprovar a veracidade das informações de parentesco com ascendentes nativos do país.

As retificações normalmente são feitas para ajustar dados que podem ter se desencontrado ao passar das décadas, e as solicitações podem ser as mais variadas, desde a data de nascimento até a grafia dos documentos.

A solicitação de legitimação da grafia é muito comum em casos onde o requerente descende de bisavós ou trisavós, já que na época em que chegaram no Brasil, os registros eram todos feitos à mão e algumas informações poderiam se perder nesse processo.

Quando e como eu devo recorrer à retificação documental?

Para dar início ao processo de retificação documental, é necessário entrar em contato com um cartório de registros, preferencialmente aquele que guarda as certidões originais. Muita gente não sabe que cartórios prestam o serviço de retificação de documentos.

Para corrigir registros de certidões, sejam elas de nascimento, casamento ou óbito, o cartório tem total autonomia para realizar as retificações quando necessárias, sendo esse processo também conhecido como retificação extrajudicial.

A retificação extrajudicial pode ser simplificada quando o erro encontrado trata-se de algo fácil de reconhecer, como uma data de nascimento, por exemplo, e quando não há questionamentos sobre a natureza da solicitação.

• nesses casos em específico, o cartório pode realizar a correção dos dados em forma de ato administrativo.

Vale lembrar que não existem critérios que garantem a veracidade das solicitações de retificação documental, ou seja, quem define se essa solicitação é oportuna ou não é o escrivão encarregado pelo respectivo cartório.

Todos os erros encontrados nos documentos devem ser retificados?

Isso vai depender muito do consulado e também do erro que foi encontrado, mas, de forma geral, erros mínimos costumam ser aceitos pelos consulados sem problema algum.

Um exemplo muito prático de um “erro” que costuma passar pelos consulados são os nomes abrasileirados: quando um nome estrangeiro tem sua pronúncia e grafia adaptadas para o português brasileiro.

Contudo, é sempre bom prevenir e buscar a retificação antes mesmo de entregar os documentos ao consulado.

E qual é a importância da retificação documental?

Além de assegurar maior acurácia nos dados informados, a retificação documental também funciona como um filtro para possíveis fraudes. Num sentido histórico e cultural, acontecem muitas fraudes nos processos de reconhecimentos de cidadanias, principalmente das europeias.

Essas fraudes prejudicam aqueles que realmente têm direito à dupla cidadania, e é por isso que o poder administrativo nos países europeus começou a “filtrar” os dados que eram apresentados pelos requerentes de dupla cidadania, e assim surgiu a retificação documental.

• por esse motivo, quando o consulado se depara com um documento que consta um sobrenome escrito de uma maneira e outro documento onde o mesmo sobrenome está escrito de forma diferente, pode considerar como dois indivíduos diferentes.

Dessa maneira, mesmo com todos os documentos certos e devidamente validados, um erro de grafia pode ser suficiente para negar o reconhecimento da cidadania. Pode parecer uma medida exagerada, mas ela existe para proteger o Estado e os cidadãos.

Não se estresse com a retificação documental, fale com a nossa equipe!

Se você está em busca do reconhecimento da sua dupla cidadania, mas não tem tempo para tratar das pesquisas e questões burocráticas com documentação, é só falar com a equipe Minha Árvore Genealógica.